Hier ist etwas, was fast kein Team jemals getan hat: jedes einzelne Werkzeug, für das es bezahlt, an einem Ort aufzuschreiben, was jedes kostet und wozu es dient. Die Abonnements häufen sich mit einer Entscheidung nach der anderen, auf verschiedenen Karten und mit unterschiedlichen Verlängerungsdaten, bis niemand mehr den Überblick behält. Die Stapelprüfung Behebt dieses Problem an einem einzigen Nachmittag und es ist der Nachmittag mit dem höchsten ROI, den die meisten Unternehmen zur Verfügung haben.
Schritt eins: Listen Sie alles auf.
Ziehen Sie jede wiederkehrende Softwaregebühr ab – überprüfen Sie die Karten, die Kontoauszüge, die App Stores, die Spesenabrechnungen. Tragen Sie jedes in einer einzigen Liste mit drei Spalten ein: Was es ist, was es pro Monat kostet und welche Aufgabe es erfüllt. Die Liste ist fast immer länger, als irgendjemand vermutet hätte, weil niemand sie jemals vollständig gesehen hatte. Der Schock der Gesamtheit ist das erste Ergebnis; Es ist die Zahl, die alles danach motiviert.
Sie können einen Stapel, den Sie noch nie gesehen haben, nicht an einem Ort verwalten. Der größte Output des ersten Audits ist einfach die Summe, die niemand kannte.
Schritt zwei: Finden Sie die Überschneidungen.
Gruppieren Sie nun die Werkzeuge nach Aufgaben. Sie werden auf Duplikate stoßen, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie haben – zwei Tools, die beide E-Mails versenden, drei Orte, an denen Kundendaten gespeichert werden, ein Projekttool, von dem niemand ganz abgewichen ist. Jede Überlappung ist ein Kandidat für die Eliminierung. Markieren Sie jedes Werkzeug, das eine Aufgabe erfüllt, die ein anderes Werkzeug bereits erledigt, und jedes Werkzeug, das nur mit einem Bruchteil seiner Leistungsfähigkeit verwendet wird. Hier verbergen sich die Ersparnisse.
Schritt drei: Zählen Sie die versteckten Kosten.
Die Gesamtsumme des Abonnements unterschätzt die tatsächlichen Kosten. Fügen Sie also die unsichtbaren Zeilen hinzu: die Stunden, die für das Verschieben von Daten zwischen diesen Tools aufgewendet wurden, die Abstimmung zwischen Systemen, die übereinstimmen sollten, die Einarbeitungskosten für jeden neuen Mitarbeiter, der sie alle lernt, die Integrationen, die jemand pflegt. Diese erscheinen auf keiner Rechnung, sind aber echtes Geld und in der Regel höher als die Abonnements. Aufgabe des Audits ist es, sie sichtbar zu machen.
Schritt vier: Entscheiden Sie, was konsolidiert.
Mit dem Gesamtbild – Tools, Überschneidungen, versteckte Kosten – werden die Konsolidierungskandidaten offensichtlich. Die Jobs, die sich bündeln, die Daten, die über Systeme hinweg fragmentiert sind, die Tools, die mit 30 % der Kapazität genutzt werden: Das sind es, was eine Plattform aufnimmt. Sie müssen nicht alles auf einmal konsolidieren. Man muss nur klar genug sehen, um zu beginnen, und das Audit macht das Sehen möglich.
Das Stack-Audit ist keine Mewayz-Übung – es ist eine Übung zur Unternehmenshygiene, die von sich aus und ohne unsere Hilfe für eine Konsolidierung spricht. Machen Sie es ehrlich und berücksichtigen Sie die versteckten Kosten, und der Nachmittag macht sich um ein Vielfaches bezahlt, egal, was Sie als nächstes tun.