Das Davor — Neugeschäft und Lieferung waren Fremde.
In einem Kreativgeschäft entsteht in der Lücke zwischen Verkauf und Ausführung der Arbeit Spielraum und Gewinnspanne. Cobalt hat es gelebt. „Der Pitch erfolgte im CRM, der Vorschlag in einem Design-Tool, die Lieferung in einer PM-App und die Anzahlungsrechnung in QuickBooks“, sagt er Jade Lin, Schulleiterin. „Was wir verkauft und was wir geliefert haben, wurde in verschiedenen Universen verfolgt.“
Die Retainer waren das Leck: Der Umfang, der über den Retainer hinaus geliefert wurde, gelangte selten in die Abrechnung, da Lieferung und Abrechnung keinen gemeinsamen Datensatz hatten.
$1,030/Monat über fünf Tools hinweg. Umfangskriechen für die Abrechnung unsichtbar. Retainer-Überschreitungen selten gefangen.
Der Wechsel — Pitch und Vortrag auf einer Platte.
Cobalt vereinheitlichte Pipeline, Angebote, Lieferung und Honorarabrechnung in einem Kundendatensatz. Ein gewonnener Pitch öffnet nun das Projekt mit angeschlossenem Zielfernrohr und die Verwendung des Retainers ist an der Kappe sichtbar.
„Das erste Mal, dass sich Scope Creep als abrechnungsfähige Leitung und nicht als stiller Verlust zeigte, bemerkte das gesamte Team“, sagt Lin.
Was ersetzt wurde
| Altes Tool | Ersetzt durch Mewayz Modul | Monatliche Ersparnis |
|---|---|---|
| HubSpot Starter | CRM und Pipeline | $90 |
| Vorschlags-/Designtool | Angebote & Kostenvoranschläge | $120 |
| Asana-Geschäft | Projekte & Lieferung | $230 |
| QuickBooks Plus | Honorarabrechnung | $90 |
| Zeiterfassungs-Add-on | Zeit und Abrechnung | $130 |
| Alter Stack gesamt | Mewayz Geschäft | $1,030/Monat sparen |
Der Schlüssel – Verkauft ist gleich Geliefert ist gleich Fakturiert.
Durch die Vereinheitlichung von Pipeline, Lieferung und Abrechnung hörte die Agentur auf, Folgendes durchsickern zu lassen:
- Ein gewonnener Vorschlag eröffnet das Projekt mit angehängtem Umfang und Budget
- Der Retainerverbrauch ist in Echtzeit an der Kappe sichtbar
- Zeitaufwand und außerhalb des Leistungsumfangs liegende Arbeiten gehen in die Rechnung ein
- Ein Kundendatensatz vom ersten Pitch bis zur fortlaufenden Beauftragung
Wenn der unterzeichnete Vorschlag das Projekt selbst eröffnet – Umfang, Budget und Kontakte intakt –, gibt es kein erneutes Briefing-Meeting und keine Neueingabe. 45 Prozent der Verzögerung vom Spielfeld bis zum Anstoß waren nur auf diese Übergabe zurückzuführen.
Die neue Normalität — profitable Retainer.
„Unsere Mitarbeiter sind jetzt tatsächlich profitabel, weil wir das abrechnen, was wir liefern“, sagt Lin. „Wir haben die Preise nicht erhöht – wir haben aufgehört, Arbeit in der Lücke zwischen Angebot und Rechnung zu verschenken.“